Trả lại hàng đã mua về không qua kho

Định khoản

          Nợ TK 111, 112, 331…                  Số tiền hàng mua bị trả lại

                Có TK 621, 623, 627, 641…

                Có TK 133                                Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Mô tả nghiệp vụ

Khi hàng mua về được đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

1. Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
2. Nhân viên mua hàng làm thủ tục để xuất lại hàng bị trả.
3. Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại
4. Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho nhà cung cấp.
5. Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho

Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả lại hàng đã mua về không qua kho” được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ trả lại hàng mua về nhập kho
  • Trên phân hệ Mua hàng tab Trả lại hàng mua, chọn chức năng Thêm.
  • Bỏ tích chọn Trả lại hàng trong kho.
  • Nhấn biểu tượng kính lúp.
  • Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn các mặt hàng bị trả lại và nhập số lượng hàng bị trả lại.

• Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của hàng bị trả lại vừa chọn sang chứng từ mua hàng.
• Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng là Giảm trừ công nợ.

• • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất => Khi đó hệ thống sẽ đồng thời sinh một bản ghi trên tab Xuất hóa đơn của phân hệ Bán hàng.
  • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý: Trường hợp chọn phương thức giảm trừ là Thu tiền mặt, sau khi chứng từ được lập, Thủ quỹ sẽ đăng nhập vào phần mềm để thực hiện Ghi sổ cho các phiếu thu trong trường hợp trả lại hàng mua.

• Bước 2: Xuất hóa đơn cho hàng mua bị trả lại
  • Vào phân hệ Bán hàng tab Xuất hóa đơn.
  • Chọn chứng từ trả lại hàng mua, sau đó chọn chức năng Xem.

• • Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn: Nhấn Sửa, sau đó nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT tại mục Hóa đơn.
  • Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
    • Chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ.
    • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn.
    • Nhấn Đồng ý.

• • • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý: Số hóa đơn sẽ được hệ thống tự động đánh tăng dần, kế toán không sửa lại được.